1.何时打电话？

给领导汇报工作不是所在的事情都用电话，很多时候不急的事情可以用短信表达。

以下情况要注意不能打电话：

（1）领导休息的时候，一般中午1:00~2:00之间没有特别重要的事情，最好不要打电话。

（2）领导参加重要会议时，万一领导忘了将手机关开到静音或者关机，铃声一响，影响整个会场就很不好了。

在这两种情况下，首先是将重要且急需处理的问题编成短信，提前发送给领导。

编辑短信要注意：

一是简洁明了，重要突出问题如何解决？

二是表达事情要分层次。可以分为1.2.3.点，分项表述事情要点，最后给出请示事项。给领导发短信，一定要排版，切记！一堆字发给他，他看半天也头疼。

2.何种事情必须打电话？

（1）如果遇到特别紧急的情况、重要消息或者突发紧急事件，还是需要马上汇报的，这时就要注意方法和技巧。如果领导在开会，通过办公室了解到领导开的什么会，在什么地方，要和开会单位工作人员立刻联系，商量如何将重要消息第一时间报告给领导？

（2）如果是领导急于了解和掌握的情况，并且事先做过交代过的事情，就必须在知道情况后尽快打电话报告，哪怕是在休息的时候，也要尽快报告。

这种情况，有时候和领导个人的工作习惯有关，有些领导他中午必须休息，或者晚上11点之后他接到电话会很不高兴，因此你在平时工作中也要注意了解领导的一些工作习惯，以免把好事办成了坏事。

3.第一句话的语言技巧

第一句话，要称领导职务，并简要说明汇报事项。比如王主任，今天下午的会议时间推迟了。再具体说明事情的缘由和事项，不要啰啰嗦嗦一大堆，要分层次，有逻辑性的汇报清楚。

4.涉及保密的情况汇报

如果汇报的事情领导并不方便让他人知道，或者不能在其他人的情况下答复，那么你的第一句话就应该说“您现在说话方便吗？”

这时，领导已经明白你要问的问题，其他人不易听到，他心里已经非常清楚，你汇报的问题是比较隐私或者保密的问题。

5.汇报中的答复用词

不要用喂、嗯、啊这一类，让人感觉没有礼貌或者是敷衍的单个词；而应该使用“知道了、明白了、好的、是的。”让对方能够明确知道你在认真听电话的态度。

6.汇报问题要简洁

给领导汇报工作，特别是用电话的方式要注意，节约时间，思路清晰，语言简洁，一定要打好腹稿，分好层次，不要胡子眉毛一把抓，这样领导听了半天都不知道你在说什么。

实在没有经验，就可以按照结果、缘由、经过这个思路给领导做简要汇报，让他知道汇报的目的是需要他拿主意、定方向。

7.汇报问题要客观

由于是电话汇报，说话的语气一定不能够太急躁，一定要尊重客观事实，不能够带有主观感情色彩，更不能够添油加醋，当涉及到某个事情的发展状态时，有问题说问题，尽量不要对某个人做评价。

特别注意一些小事，不要经常打电话，不急的事实在解决不了的，可以短信或者等他到办公室再说。

8.领导做完重要指示最好重复一遍。

一般需要很急的电话请示的事情，都是很重要的事情。由于没有面对面，你要重复说一遍领导的意思，比如“您刚才说的这几点：一是……二是……三是……您看是我理解的对不对？”

这样才能保证把事情办理正确，不要因为领导很着急就匆忙挂电话，没有正确理解反而会弄巧成拙。当然，如果领导有很急的事情，不便再接听电话，就只有先把电话挂了。

9.特别重要事情需要面谈，不要用电话

在工作当中，有些事情是特别重要机密的，或者是自己做错了事情情况下，就最好通过面谈的方式来解决。机密的事情是不能通过电话，防止泄露；自己做错的事情要当面做自我批评，才能够表明自己的态度，因此，在用电话汇报时要对事情做全面了解，思考清楚再做选择。

10.不要先挂电话

这是一个看似简单的细节，但是却是非常重要的一个环节。

两个原因：一是有可能他指示的内容还需要做补充，如果你先挂了电话，领导有什么又想起的内容，还没有来得及讲；二是领导先听到你挂电话，一片忙音，显得你也没有礼貌，不尊重他。